KUMURKEK, WABUMPAPUA.COM – Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekretariat Daerah Kabupaten Maybrat, Engelbertus Turot, SP., M.Si, secara resmi membuka kegiatan Sosialisasi Tata Naskah Dinas dan Kode Klasifikasi Arsip Surat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Maybrat Tahun 2026, yang berlangsung di Kumurkek, Senin (21/4/2026).

Kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Maybrat ini diikuti oleh para peserta dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD), pejabat struktural, serta aparatur sipil negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Maybrat.

Dalam sambutannya, Engelbertus Turot menegaskan bahwa sosialisasi tersebut sangat penting untuk meningkatkan pemahaman aparatur pemerintah daerah mengenai tata cara penyusunan naskah dinas dan pengelolaan arsip surat secara tertib sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Menurutnya, dalam penyelenggaraan pemerintahan mulai dari tingkat pusat hingga daerah, setiap proses administrasi memiliki aturan yang harus dipatuhi, termasuk dalam hal administrasi surat-menyurat dinas.
“Dalam penyelenggaraan pemerintahan, semua administrasi telah diatur dalam pedoman yang jelas. Oleh karena itu, setiap perangkat daerah harus memahami dan menerapkan tata naskah dinas dengan baik agar administrasi pemerintahan berjalan tertib dan profesional,” ujarnya.

Ia juga menyampaikan bahwa hingga saat ini masih ditemukan beberapa perangkat daerah yang belum sepenuhnya menerapkan tata naskah dinas sesuai ketentuan, seperti masih menggunakan stempel lama atau format surat yang tidak lagi sesuai dengan aturan terbaru.

Melalui kegiatan sosialisasi ini, diharapkan seluruh aparatur pemerintah dapat memahami sekaligus menerapkan tata naskah dinas yang benar dalam setiap proses administrasi pemerintahan.

Kegiatan ini mengacu pada sejumlah regulasi, di antaranya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah serta Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 11 Tahun 2026 tentang Kode Klasifikasi Arsip Surat, yang kemudian ditindaklanjuti melalui Peraturan Bupati Maybrat Nomor 10 Tahun 2026.

Dalam pemaparannya, Turot juga menjelaskan beberapa hal penting terkait penyusunan naskah dinas, seperti penggunaan kop surat, stempel resmi, format surat, penulisan tanggal, paraf, kewenangan penandatanganan, hingga penomoran surat berdasarkan kode klasifikasi arsip.

Ia menegaskan bahwa setiap OPD harus menggunakan format naskah dinas sesuai ketentuan yang berlaku agar administrasi pemerintahan dapat berjalan tertib, rapi, serta memudahkan proses pengarsipan dan penelusuran dokumen.

Selain itu, melalui penerapan kode klasifikasi arsip, setiap surat dinas akan memiliki kode tertentu sesuai bidang urusannya, seperti pemerintahan, hukum, kepegawaian, keuangan, hingga pengawasan.
“Dengan adanya kode klasifikasi arsip ini, setiap surat dinas akan lebih mudah diidentifikasi dan ditelusuri karena sudah memiliki nomor dan klasifikasi sesuai bidangnya masing-masing,” jelasnya.

Sementara itu, Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Maybrat, Nikodemus Aintebo, SH., M.Si, dalam pemaparannya menjelaskan mekanisme pengelolaan nomor surat di lingkungan Pemerintah Kabupaten Maybrat.

Ia menegaskan bahwa nomor surat untuk keputusan bupati, peraturan bupati, nota perjanjian hibah daerah (NPHD), serta dokumen hukum lainnya harus dikeluarkan melalui Bagian Hukum, sementara nomor surat keluar untuk administrasi umum dikelola oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah.

Menurutnya, penataan administrasi surat sangat penting karena sering kali menjadi dokumen yang diperiksa oleh lembaga pengawasan, termasuk Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), sehingga setiap dokumen harus memiliki dasar regulasi yang jelas.

“Setiap dokumen seperti keputusan bupati, peraturan bupati, maupun NPHD harus memiliki nomor resmi yang dikeluarkan melalui mekanisme yang benar agar memiliki kekuatan administrasi dan hukum,” jelasnya.

Ia juga menjelaskan bahwa saat ini sistem penomoran surat tidak lagi menggunakan nomor tunggal, melainkan menggunakan kode klasifikasi sesuai bidang urusan sehingga memudahkan identifikasi dan pengarsipan dokumen.

Selain itu, setiap perangkat daerah diharapkan tertib dalam penomoran surat dinas agar tidak terjadi duplikasi nomor atau kesalahan administrasi dalam pengelolaan dokumen.

Melalui kegiatan sosialisasi ini, Pemerintah Kabupaten Maybrat berharap seluruh pimpinan OPD dan ASN dapat meningkatkan tertib administrasi pemerintahan serta menerapkan tata naskah dinas sesuai ketentuan yang berlaku.
“Kami berharap setelah sosialisasi ini, seluruh perangkat daerah dapat menyesuaikan format administrasi surat dinas sesuai aturan sehingga tata kelola pemerintahan di Kabupaten Maybrat semakin tertib, transparan, dan profesional,” pungkasnya(Ones).